💡 핵심 포인트
- ✔️ 자료 요청·리마인드·취합까지 한 번에
- ✔️ 프로그램 없이, 구글 시트·드라이브로 바로 시작
- ✔️ 수작업을 80% 줄여 '세무 검토'에 더 집중
세무·회계 사무실에서 의외로 많은 에너지를 뺏기는 업무는 무엇일까요? 역설적이게도 거래처마다 연락을 돌리고 카톡을 확인하며 자료를 수합하고 챙기는 과정이 아닐까 합니다.
"대표님, 지난달 부가세 자료 아직 안 들어왔습니다~", "이메일로 보냈다는데 대체 어디 있지?" 하며 매번 직접 연락하고 자료를 챙기다 보면 본업은 자꾸만 뒤로 밀리게 되는 경험을 해보셨을 것 같아요.
거래처가 늘어날수록 담당자의 기억에만 방식은 한계에 부딪히고 자료가 누락의 리스크까지 생기게 됩니다🤔
반복되는 자료 수합, 왜 매번 힘들까?
아래와 같은 반복 업무에 매달 많은 시간을 쓰고 있기 때문이에요.
- ⏰ 고객사별로 연락해 자료 제출 요청
- ❓ 제출 현황을 일일이 대조하며 확인
- 📂 제출된 자료를 고객사별로 정리하고 분류
세무 자료 수합 자동화로 바뀌는 것들
세무 회계 프로그램을 따로 설치하지 않아도, 구글 시트와 드라이브만 있다면 바로 세팅이 가능해요.
새로운 툴을 배우거나 기존 자료를 옮길 필요도 없고요. 지금 사용하던 환경 그대로 시작할 수 있다는 점이 가장 큰 장점입니다.
핵심 변화
프로세스 변화
● 자동화 ○ 담당자 확인
핵심 프로세스만 살펴보면
[기존 방식] 사람의 기억과 손을 거치는 수동 작업
대상자 확인 → 자료 요청 → 제출 여부 확인 → 현황판 업데이트 → 미제출 거래처 확인 → 리마인드 발송
[자동화 도입 후] 시스템이 알아서 챙기는 워크플로우
대상자 자동 생성 → 요청 메시지 자동 발송 → 제출 현황 자동 업데이트 → 미제출 거래처 자동 리마인드
반복 업무가 자동으로 흐르는 6단계 구조
업무의 시작부터 마감까지 6가지 핵심 기능을 순서대로 살펴볼게요.
STEP 01
📂 신규 고객 자동 셋업
고객 정보를 입력하면 전용 폴더 생성부터 구글 폴더 권한 설정, 초대까지 자동으로 처리됩니다.
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STEP 02
📅 매월 1일, 대상 고객 자동 분류
신고 종류와 주기에 따라 대상 고객을 자동으로 분류하고, 필요한 고객 리스트를 생성합니다.
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STEP 03
🚀 버튼 한 번으로 자료 요청 일괄 발송
기존에 설정한 제출 기한을 불러오고, 필요 시 조정 가능합니다. 모든 대상자에게 자료 요청을 한 번에 발송합니다.
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STEP 04
🔗 로그인 없이 링크 하나로 끝나는 전용 제출 페이지
고객은 개인화된 링크에서 로그인 없이 자료를 제출할 수 있습니다. 제출 자료는 고객별 전용 폴더에 자동으로 분류·저장됩니다.
💡제출 페이지는 예시이며, 회사 맞춤형으로 구성 및 디자인 가능합니다.
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STEP 05
📊 실시간 제출 현황 모니터링
고객의 제출 여부가 자동으로 반영되며, 제출된 자료는 즉시 확인할 수 있습니다.
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STEP 06
🚨 미제출 고객에게만 자동 리마인드 발송
리마인드 일자를 한 번 설정해두면, 미응답 고객에게 자동으로 리마인드를 발송합니다.
오피스 전체를 더 똑똑하게
자료 수합뿐 아니라 다른 반복 업무도 같은 구조로 자동화할 수 있어요.
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👋 고객 온보딩 자동화
신규 등록 시 정보 수집, 계약서 생성, 폴더 생성까지 한 번에 처리 -
💳 정기 미수금 관리 자동화
입금 여부를 확인하고 미납 고객에게 안내 및 리마인드를 발송 -
✅ 신고 완료 결과 안내
신고서, 납부 정보, 안내사항을 고객에게 전달 -
📅 신규 상담 예약 파이프라인
문의 접수부터 일정 등록, 알림 발송까지 처리
자동화의 핵심 가치는 일을 줄이는 것이 아니라 중요한 일에 더 많은 시간을 쓰게 만드는 데 있습니다. 반복 업무는 시스템을 최대한 활용하고, 세무 검토, 컨설팅, 고객 대응처럼 전문성이 필요한 업무에 더 집중할 수 있는 환경을 만들어보세요🙂
자료 수합에 쓰는 시간을 80%+ 줄여보세요
구글 시트와 드라이브만으로도 시작할 수 있어요.